学習塾・教室の経理はとてもシンプル。
学習塾などの教育・学習支援事業においては、質の高い教育サービスの提供と経営の両立が必要不可欠です。そのためにも、講師などを雇う人件費などの原価と、その原資となる月謝などのバランスを上手に取り、効率的な会計管理で経営を安定させる必要があります。
そこでこの記事では、まず教育・学習支援業が具体的にどんな業態を指すかについて説明します。
また、教育・学習支援事業のうち学習塾などの会計でメインとなる売上や原価などの仕訳の種類や、教育・学習支援業の会計管理における注意点についても解説します。
教育・学習支援業とは？
総務省の日本標準産業分類によれば、教育、学習支援業は「学校教育」と「その他の教育、学習支援業」に分かれます。
・学校教育
幼稚園から大学までのさまざまな学校における教育が含まれます。
・その他の教育、学習支援業
公民館や図書館における社会教育や職業教育、学習支援を行う学習塾、音楽教室、スポーツ教室など教養・技能教授業などが含まれます。
学校法人の運営は教育・研究活動を目的とし、公共性が極めて高いのが特徴です。また、学校法人会計は利益の追求を目的する企業会計とは大きく異なる会計で成り立っています。
ここでは、企業会計の範囲内で成立する会社や個人事業主が開校している学習塾、音楽教室などの会計について取り上げます。
学習塾などが利益を追求しながら教育活動を継続するために、どのような会計の特徴があるのかについてみていきましょう。
学習塾・教室の経理の全体像
学習塾・教室の経理の全体像をつかむため、まずは収入と支出について改めて洗い出してみましょう。
収入(売上)
- 授業料
- 教材代
- 入学金や事務手数料
これ以外にも細かいものはありますが、大きく言えば学習塾の収入はこの3点です。続いて支出を見てみましょう。
支出(経費)
- 教室の賃料・光熱費
- 講師の人件費
- 広告宣伝費
- (フランチャイズの場合のみ)ロイヤリティ
支出のほうもとてもシンプルですね。もちろん、教室の椅子や机など備品の固定資産の計上、銀行等から融資を受けている場合は借入金の返済など、ほかにもありますが、学習塾・教室の主たる支出で必ず毎月発生するのは、「教室の賃料・光熱費、人件費」、そしてフランチャイズの場合は本部に支払う「ロイヤリティ」です。
このうち、授業料、教室の賃料・光熱費、ロイヤリティについては気を付けたいポイントがあるので、ひとつずつ説明します。
授業料の仕訳のポイント
ここでは、最もよくある、「毎月の月謝を口座振替(口座引落)で集金している」ケースでご説明します。
【よくある授業料の集金の例】
毎月、集金代行サービスを利用して当月分の月謝を5日に各生徒の口座から引落。
↓
当月25日に、集金代行サービスから学習塾・教室の口座へ一括入金
この場合、おさえておきたいポイントは以下の2点です。
- いつ売上を計上すべきか
- 生徒ごとに授業料を記帳したほうがよいか、まとめてでよいか
いつ売上を計上すべきか
どのタイミングで売上を計上するかですが、学習塾・教室の口座へ入金されたタイミングがよいでしょう。
細かく考えれば、本来は退塾可能期日、たとえば3月末で塾をやめる場合は2月末までに申し出が必要等、を事前に契約書で取り決めている場合は、その日が過ぎた時点で取引が発生していますので、その時点でまず売掛金として計上になります。
さらに入金されてから役務の提供(その月の授業やレッスンの提供)が完了するまでは前受金という扱いになり、役務の提供の完了をもってはじめて売上として計上すべき……と考えることもできますが、月謝の場合は同月内にすべてが完了するケースが多いため、シンプルに学習塾・教室の口座へ入金されたタイミングで売上に計上する、として問題ないでしょう。
※月謝が前月や翌月に口座入金される場合は、決算月をまたぐ場合のみ、それぞれ前受金・売掛金として計上が必要になりますので、注意が必要です。
※英会話スクールのように、入学時に数か月かかって受講する予定の授業料をまとめて受け付ける場合は、当てはまりません。
生徒ごとに授業料を記帳したほうがよいか、まとめてでよいか
こちらは、どちらでもＯＫです。
同じ月の授業料であれば、全員分を合算した額をまとめて記帳しても構いませんし、生徒ごとに追々確認できるようにしたいのであれば、わけて記帳しても問題ありません。各生徒分を分けて記帳するのは手間がかかりますが、あとから生徒ごとの受講月数や単価などを分析するときに役立つというメリットがあります。
学習塾の経理業務における注意点とは？
学習塾の経理業務における最大の注意点は、データのつなぎ目に細心の注意を払うということです。
学習塾のバックオフィス業務は事務作業量が多い業種です。塾の規模が大きくなり、生徒数が増えるほど作業量が増えます。しかし、その事務作業の先には、会計データにつながるものが多数あり、どれも経営計画に欠かせない材料です。
人事管理や設備管理などが複雑になったら、管理システム導入を行い、事務処理の効率化を検討しましょう。その際、各データと会計システムの整合性には十分注意しましょう。データの連携は、それぞれの塾によってさまざまですが、データ間のつなぎ目が重要であることに変わりはありません。
1ヶ月ズレていることはないか、去年のデータとの差を説明できるか、契約は変わっていないか等、会計システムに取り込むのに相応しいデータであることを確認しましょう。
もともと「教育」と「経営」との歯車が合うことは難しいのですが、経理業務からは経営がよく見えます。
経理業務のデータをその次の経営に利用できるよう、日々、月次、年次の経理処理を洗い出すことから始めましょう。
効率的な会計管理は教育・学習支援業経営の助けになる
学習塾などの経営には、講師などの人件費や生徒集めを目的とする広告宣伝費などの原価が必要です。その原資となるのが月謝などの売上です。経営を安定させるためには、それらの収支のバランスを上手に取るための効率的な会計管理が必要です。
しかし、指導形態の種類や生徒数、教室数が増えるほど仕訳が複雑になり、効率的な会計管理が難しくなるでしょう。
その場合は、会計システムと紐づいた管理システムの導入を検討しましょう。それによって効率的に会計管理ができ、経営の大きな助けになるでしょう。
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